Controle financeiro para segurança do negócio

Quais são os principais pontos da gestão financeira que um empreendedor precisa ter controle? Como a falta de controle financeiro prejudica a gestão estratégica da empresa? A falta de compreensão da relação entre as decisões operacionais e os impactos financeiros muitas vezes fica esquecida, principalmente, quando o empreendedor não tem muito conhecimento de contabilidade e finanças. Este artigo ajuda de maneira objetiva a internalizar essa relação para o maior controle da gestão financeira de negócios.

Imagine a situação em que você abriu sua empresa. Hoje a empresa (não você) possui R$ 1.000 na conta bancária, uma fatura para pagar amanhã no valor de R$ 1.500 de um fornecedor e um valor a receber daqui a 5 dias no valor de R$ 2.000 de um cliente. Não precisamos fazer cálculo algum para perceber que a empresa tem hoje um problema de falta de caixa.

Quatro coisas mais comuns podem ocorrer nessa situação: i) o empreendedor deixa a diferença acontecer na conta do banco ficando devendo R$ 500; ii) o empreendedor desconta a duplicata do cliente no banco para não ficar com a conta negativa; iii) o empreendedor aporta a diferença como capital ou um empréstimo para a empresa (este último caso, vou deixar de lado porque o montante não é interessante para embolar o raciocínio, apesar de simples); ou iv) o empreendedor paga com dinheiro próprio, da pessoa física, a conta da empresa.

Nos casos (i) e (ii) o empreendedor vai pagar juros. Talvez maior no primeiro caso por ficar com a conta negativa e entrar no cheque especial ou pegar capital de giro e um pouco menos para descontar o recebível. De todas as formas a empresa perderá dinheiro.

Para evitar esse problema, é importante ao vender ou prestar serviço a prazo, buscar receber antes de pagar outras contas. Parece algo óbvio, mas muitos negócios erram ou não se preparam adequadamente para alinhar recebimentos e pagamentos, isso ocorre ainda mais na medida em que a empresa cresce, as operações se multiplicam e não existe um desenho do controle do fluxo de caixa.

Existe muito material bom disponível na internet com planilhas de controle de caixa. O que falta mesmo é praticar e dedicar parte do tempo do dia a isso. Controles detalhados de todos os recebimentos e pagamentos de caixa, e em outra planilha eletrônica, contas a pagar e a receber com prazos, assim ficará mais fácil administrar as finanças da empresa.

No caso (iv) existe uma mistura do dinheiro da empresa com o dinheiro da pessoa física do empreendedor. Essa mistura não é saudável para as duas partes porque ao misturar os dois patrimônios, ficará cada vez mais difícil desfazer esse nó quando o negócio crescer. Além disso, contabilmente a premissa básica é a separação dos patrimônios (princípio da entidade).

E a relação entre operações e gestão estratégica? Caso a empresa tenha em seu planejamento um investimento a ser feito ou ter que responder a um aumento da demanda por seu produto/serviço, talvez precise de recursos no curto prazo sem precisar contrair empréstimos/financiamentos, mas para isso precisará ter um controle financeiro e ter equivalentes em caixa aplicados para render em aplicações financeiras de resgate automático para quando for necessário utilizar os recursos.

Em suma, o ciclo de recebimentos precisa ser menor do que o ciclo de pagamentos para evitar a falta de caixa e ter que pagar juros desnecessariamente, muito menos misturar os recursos da pessoa física com o da pessoa jurídica. Uma análise histórica é importante para identificar o mínimo que deve ficar disponível para uso durante os ciclos do negócio.